一般社団法人東京外語会(以下「外語会」という)は、規則第38条に基づき以下の「個人情報保護規程」を定めており、外語会にて扱われる全ての個人情報について、適正な収集、使用、管理、維持に努めます。
一般社団法人東京外語会 個人情報保護規程
１．法令その他の規則の遵守
外語会は、個人情報に関して適用される法令・規則を遵守すると共に会員の個人情報を適正に利用し、その保護のために個人情報規程を継続的に見直し、改善を行う。
２．個人情報保護の組織・体制
外語会は、個人情報保護管理責任者を置き、個人情報の適正な収集、使用、管理、維持を実施する。
そのため、個人情報を取り扱う業務に携わる理事及び職員を指名し、個人情報のアクセスを制限してその保護管理を行う。
３．個人情報の取得・利用
外語会が実施する様々な活動のために適正に収集した個人情報は、外語会の定款に定める活動の範囲内で、下記の目的のために利用する。
(1) 外語会会報の送付及びその関連資料の提供
(2) 総会及び理事会の案内
(3) 会費請求及び寄付募集の依頼
(4) 理事氏名の公表
(5) 東京外国語大学からの要請に応じ、各種情報・資料の提供
(6) 国内・海外支部からの申請に基づき、当該地域の名簿及び宛名ラベルの無料での提供
(7) 語科別及び部・サークル別同窓会・グループ会の責任者からの申請に基づき、集会開催のための関連名簿及び宛名ラベルの実費での提供
(8) 外語会主催の各種会合、講演会、懇親会等の案内、各種会合における名簿の作成・配布及び各種アンケートの送付
(9) 外語会の事務連絡の送付
(10) 同窓会名簿の発行
(11) 外語会ホームページへの年中行事等の写真掲載
(12) メールマガジンの配信
４．個人情報の第三者への提供
外語会の活動目的の範囲内で第三者に開示する場合及び法令に基づき開示が求められた場合を除き、個人情報を第三者に提供しない。個人からの会員に関する問い合わせに対しては、原則として、問い合わせ者が外語会会員であることが確認され、相手方が承諾した場合のみこれに応ずる。
５．個人情報の取扱の外部委託
外語会の活動目的を達成するために必要な範囲で業務委託もしくは代行を依頼する場合には、業務委託先、代行先の事業者が個人情報の適切な管理能力を有することを条件とし、個人情報の適正なる取り扱いに関する定めを締結し、当該業者の管理、監督を行う。
６ 個人情報の開示・変更・削除・廃棄
外語会が保有する個人データは、正確かつ最新の内容で管理するように努める。外語会は、収集した個人データの本人から請求があった場合には、開示、訂正、追加、利用停止、削除、廃棄を行う。
平成24年（2012年）11月17日改訂
3.個人情報の取得・利用 に(11)、（12)を追記
